Отчеты в системе для турагентства и сети турагентств

В меню программы «Отчеты» – «Финансы» – «Общие показатели» добавлен отчет (Монитор руководителя) «Общие показатели». Отчет показывает основные ключевые показатели (KPI) деятельности туристической фирмы:

• Продажи туров, измеряемые в выручке
• График соотношения денежной массы, Задолженности покупателей и Задолженности поставщикам. Задолженность поставщикам показывается с отрицательным значением.
• Таблица, показывающая состояние на начало и на конец периода по показателям денежной массы, Задолженности покупателей и Задолженности поставщикам. В итоговой части таблицы показывается абсолютный результат деятельности компании на начало периода и на конец периода.

При запуске отчета можно выбрать период и шаг детализации графиков продаж и денежной массы. Например, на картинке показан период с начала года с шагом месяц. Вы можете выбрать период квартал с шагом неделя, или период месяц с шагом день и так далее. Если в Вашей сети турагентств несколько юридических лиц, то Вы можете установить отбор по компании в данном отчете.

В меню программы «Отчеты» – «Финансы» – «Общие показатели» добавлен новый отчет (Монитор руководителя) «Денежные средства». Отчет показывает следующие характеристики денежных средств:

• Остатки на расчетных сетах и в кассе
• Детализация остатков на начало периода и на конец периода по названиям касс и расчетных счетов
• График поступления денежных средств
• График расхода денежных средств

При запуске отчета можно выбрать период и шаг детализации графиков продаж и денежной массы. Например, на картинке показан период с начала года с шагом месяц. Вы можете выбрать период квартал с шагом неделя, или период месяц с шагом день и так далее. Если в Вашей сети турагентств несколько юридических лиц, то Вы можете установить отбор по компании в данном отчете.

Воронка продаж – это отчет, показывающий конверсию потенциальных клиентов от их первого обращения в турагентство до создания заказа тура. Многие турфирмы ведут учет звонков поступивших в офис, а затем строят отчеты по соотношению количества звонков к количеству заказов – это и есть простая «Воронка продаж». Данный отчет показывает количество потенциальных клиентов, обратившихся в турагентство, количество потенциальных клиентов сейчас в работе, количество заказов тура, количество отказов по потенциальным клиентам, а также количество аннулированных туров.

Основное назначение отчета показать визуально ход текущих продаж и процент конверсии обращений клиентов в реальные заказы. Например, на приложенном экране видно, что процент конверсии обращений в подтвержденные заказы тура составляет 40 %

Для формирования различных выборок клиентов в системе автоматизации турагентства ERP.travel, используется отчет по клиентам. Отчет позволяет отобрать список клиентов с контактной информацией, исходя из следующих критериев:

• Принадлежность к офису или к менеджеру
• Заполнен ли телефон
• Заполнен ли адрес электронной почты
• Заполнен ли почтовый адрес
• Участвует ли в рассылке
• Дата вылета из заказов
• Дата создания
• Количество заказов

Фильтры отбора и колонки вывода турагенты могут добавлять через интерфейс самостоятельно. Отчет по умолчанию открыт по правам доступа только руководителям, с целью невозможности «уноса» клиентской базы менеджерами.

В отчеты по клиентам добавлен вариант отчета, позволяющий получить представление о возрасте потребителей услуг турагентства, и возрасте туристов приобретающих больше всего туров в денежном выражении. На каждого туриста заказа рассчитывается его часть стоимости в туре, и она выводится в отчет. Таким образом, отчет дает полную картину с учетом не столько возраста заказчика тура, а с точки зрения возраста участников туров

Отчет доступен в системе по следующему пути: Отчеты ->  Отчет по клиентам -> Выбрать вариант -> Статистика

Отчет по клиентам – Вариант статистика позволяет оценить маркетинговые возможности клиентской базы компании. Отчет показывает общее количество клиентов и количество клиентов с заполненными мобильными телефонами, email, днями рождения. Отчет строится с разбивкой по офисам и сотрудникам, чтобы можно было оценить качество работы конкретных сотрудников и подразделений, улучшить работу по сбору данных о клиентах.

С помощью этого отчета можно прогнозировать количество автоматических рассылок по email и стоимость sms рассылок.

В отчеты по клиентам добавлен вариант отчета, позволяющий получить представление о поле туристов приобретающих больше всего туров в денежном выражении. На каждого туриста заказа рассчитывается его часть стоимости в туре, и она выводится в отчет. Таким образом, отчет дает полную картину с учетом не столько пола заказчика тура, а с точки зрения пола участников туров.

Отчет по заказам туров «Ход продаж по менеджерам и подразделениям» показывает количество и суммы по созданным заказам, за вычетом аннулированных. Продажи сгруппированы по годам, кварталам сетям турагентств, офисам и менеджерам и показывают следующие показатели:

• Количество заказов
• Количество туристов
• Объем продаж в рублях
• Доход в рублях

Вариант отчете по заказам тура «Контроль оплат по клиентам» позволят быстро отобрать заказы с недоплатой по клиентам. В отчете выводятся все основные параметры заказа тура, по которому существует недоплата, а также показываются контактная информация клиента, сумма к оплате клиентом, себестоимость и сумма задолженности клиента.

Создан отчет "контроль оплат поставщикам", который позволяет отследить заказы, где от клиента  получены средства, и есть возможность оплатить заказ поставщику. Отчет расположен в меню Финансы > Отчет по заказам тура > Выбрать вариант «контроль оплат по поставщикам».

Отчет позволят полностью автоматизировать контроль за сбором средств от клиентов в офисах и их передачу поставщику. Колонка остаток по платежам показывает разницу между оплачено клиентом и оплачено поставщику, если эта сумма не 0 - значит агентство может покрыть долг поставщику.

Отчет по заказам туров вариант «По Вылетам» показывает сводную информацию по заказам тура на даты вылета в разрезе поставщиков. Отчет полезен руководителю туристического агентства для контроля состояния оплаченности заказов клиентами и поставщикам. В колонках отчета показываются даты вылета, а в строках поставщики. В детальной информации отчета показываются количество заказов, туристов, суммы продаж и себестоимости, суммы задолженностей клиента и поставщикам. Позиции, где есть задолженности клиентов или туроператорам выделены цветом для наглядности. В итоговой строке можно посмотреть итоговые задолженности клиентов или поставщикам на даты вылетов.

В отчете по заказам туров добавлении Вариант отчета «Рейтинг по скидкам», в котором руководители турагентств могут посмотреть «лучших» менеджеров по объемам предоставленных скидок клиентам.

В отчете менеджеры турагентств сгруппированы по подразделениям и выходят в порядке убывания размера предоставленных скидок в рублях.

Создан вариант отчета по заказам туров, в котором для расчета бонусной и премиальной части менеджеров заказы группируются не по дате создания, а по году, кварталу, месяцу и дате начала тура.

Отчет по источникам рекламы турагентства в системе автоматизации ERP.travel показывает доходность того или иного источника или группы рекламы. Точность отчета достигается тем, что турагентам в заказе обязательно необходимо указать источник рекламы. Базово, справочник рекламы построен в виде папок и значений. Что позволяет посмотреть, например, эффективность как по всей интернет рекламе, так и по каждому сайту отдельно.

В отчете выводится графическое представление в виде объемной круговой диаграммы наиболее эффективных источников рекламы, а также в табличной части дается расшифровка по количеству туристов, туров. Объему продаж и доходу, полученному от каждого источника.

Отчет по заказам туров «Комиссия по заказам» показывает статистику по заказам в разрезе Офисов и сотрудников в табличном виде. Отчет может использоваться для расчета премий сотрудникам. Заказы отбираются по дате вылета или по дате создания, по менеджеру или подразделению.

В колонках отчета выводится: Номер заказа; Менеджер заказа; Статус; Страна, Направление; Дата вылета; Заказчик; Поставщик; Количество туристов в заказе; Себестоимость заказа; Сумма с клиентом по договору; Доход по заказу; остаток по платежам (между оплачено клиентом и оплачено поставщику).

Этот отчет помогает руководителям турагентства получить статистику о количестве проданных услуг  той или иной номенклатуры. Вот на какие вопросы можно получить ответы, пользуясь данным отчетом:

• Сколько страховок было продано
• Сколько трансферов было куплено у такого-то поставщика
• Сумма приобретенных размещений в пансионате

Итого, отчет позволяет отобрать по  поставщику, датам с по, виду номенклатуры и направлению следующие данные: Кол-во туристов, кол-во заказов, стоимость, себестоимость, комиссию.

Отчет по заказам тура «Глубина продаж» более знаком и полезен сотрудникам туроператорских компаний, однако его может использовать и руководитель сети турагентства для прогнозирования продаж в этом году на основании предыдущего. Отчет показывает количество дней до вылета, за которое были осуществлены продажи. Например, на графике можно увидеть что продажи на вылеты в июле были за 30 дней в среднем, а в декабре – всего за 13 дней до вылета в среднем были продажи. В реальности же ситуация конечно же должна быть иной – на декабрь продажи должны быть за полгода вперед, но на графике «демо» данные 2008 года, где могло быть и так.

Отчет показывает информацию. О продажах в разрезе поставщиков и направлений. Такой отчет позволяет понимать через каких туроператоров какие направления больше всего продаются в сети или конкретном офисе турагентств. Объемы заказов можно считать как по количеству заказов, так и по количеству туристов, объему продаж или доходу.

Отчет по заказам туров «Маржа по направлениям» показывает доходность продажи тех или иных направлений. Учитывая, что комиссия по направлениям примерно одинаковая от 14 до 9 процентов, отчет скорее показывает среднюю сумму заказа на то или иное направление. В любом случае, по данному отчету можно расставить приоритеты в обслуживании клиентов и научить сотрудников турагентства предлагать наиболее доходные направления: «продавайте больше турции и больше получите премию»

В системе автоматизации турагентства присутствует большой набор отчетов по заказам туров. В отличие от них отчет по заявкам поставщикам используется для анализа закупок, а не продаж. Через данный отчет рекомендуется смотреть количество приобретенных услуг через того или иного туроператора, если ваше турагентство само собирает и комбинирует туры, и в заказах туров присутствует более одного поставщика.  Если отчет по заказам туров показывает туры в разрезе основного поставщика по заказу, то отчет по заявкам поставщикам показывает информацию по всем поставщикам, задействованным в турах.

Представим, что ко всем пакетам ваше турагентство добавляет услугу такси до аэропорта самостоятельно. В таком случае отчет по заявкам поставщикам позволит руководителю турагентства посчитать количество проданных услуг и подвести баланс взаиморасчетов с поставщиком такси.

Данный отчет позволяет увидеть картину по входящим остаткам, приходу, расходу и конечному остатку в кассах и расчетных счетах предприятия. Отчет можно настроить на конкретный период и юридическое лицо сети турагентств.

С данным отчетом руководитель всегда может оперативно контролировать объем поступлений денег в кассы офисов для планирования инкассации.

Отчет является частью подсистемы управленческого учета турагентств и позволяет вывести итоги работы (оборот денежных средств) как конкретных турагентств так и сетей турагентств, за указанный период с группировкой по месяцам. Операции представлены тремя статьями: расчеты с клиентами, расчеты с поставщиками, прочие операции

Вариант отчета «Итого по подразделениям» показывает итоги деятельности по офисам турагентств с указанием статей расходов - приходов.

В модуле, выпущенном в предыдущем релизе 4.2 «Управленческий учет», был создан механизм учета доходов расходов в рамках подразделений. При этом на каждый заказ тура менеджера в случае получения денег начислялся доход, в случае списания денег – начислялся расход. Остаток показывал доход полученный одним менеджеров в турагентстве.

В этом обновлении системы автоматизации турагентства ERP.travel создана возможность создавать расходы на заработную плату с указанием физического лица менеджера в поле контрагент, и тем самым сокращать размер дохода принесенного менеджером в агентство, на размер его заработной платы.

Вы можете построить отчет, который посчитает доходность каждого из ваших сотрудников с учетом выплачиваемой ему заработной платы. Отчет находится в программе по адресу Финансы > Отчеты > Управленческий учет > Выбрать вариант «Итог по менеджерам»

Календарь событий в системе автоматизации турагентства ERP.travel позволяет визуально посмотреть предстоящие события на день на неделю и на месяц вперед. Пользуясь таким инструментом, сотрудники могут полностью отказаться от бумажных ежедневников и блокнотов.

Задачи можно добавлять прямо в календаре, можно просматривать не только на себя, но и на других менеджеров турагентства. Представление списка задач доступно на день, неделю и в виде месячного календаря.