Возможности системы ERP.travel для руководителей офисов турагентств
- Централизованное хранение данных – агрегированная оперативная информация по всей сети турагентств
- Неограниченные возможности отчетов – прямо из веб-интерфейса.
- Самостоятельная настройка выборок и новых вариантов отчетов
- Гибкая настройка условий договоров, комиссий и курсов
- Контроль себестоимости туров по договорам с поставщиками.
- Автоматически обновляемый курс ЦБ и расчетные курсы от ЦБ.
- База туристических фирм России, автоматически обновляемая с сайта Реестра Ростуризма.
- Уже наполненные и пополняемые справочники отелей, номеров, пансионов, категорий отелей.
- Сохранение в системе оригинальных файлов и быстрая их печать, например счет поставщика или памятка туристу.
- Дополнительные свойства для документов и справочников.
Центральный доступ ко всей информации с гибкой настройкой прав на просмотр
Благодаря центральному хранению данных всех турагентств сети, руководители смогут получать любую оперативную информацию о работе офисов из любого места, где есть интернет:
- Отчет ОБщие показатели, покажет ход продаж и состояние доходов и расходов компании,
- Отчет денежные средства покажет откуда ждать денег, а где ждать расходов
- Отчет контроль оплат по поставщикам покажет заказы где нужно проплачивать туроператорам
– все это будет всегда актуально и доступно.
Отчеты по эффективности турагентств в целом, работе менеджеров, доходности рекламы
Аналитические отчеты также доступны через интернет и предоставляют возможность получить централизованную статистическую информацию по всем турагентствам, или по конкретным офисам и менеджерам. Например, информация о ходе продаж по офисам позволит выявить наиболее слабый офис, затем перейти к выявлению наиболее слабых менеджеров – и все это в динамике по месяцам и дням. А такие отчеты, как маржа и объемы продаж по направлениям и поставщикам позволят проверить туроператора на правильность начисления бонусных баллов или предоставленной комиссии.
Самостоятельная настройка отчетов
Система компоновки данных, именно так называется механизм подготовки отчетов в системе автоматизации турагентства ERP.travel, который позволяет выводить отчеты по функционалу совмещающие сводные таблицы и сводные диаграммы Excel. Причем отчеты может настраивать как сам турагент, так и наша компания.
Вам не придется заказывать доработки на добавление новых колонок или полей в отчет, все это Вы сможете настроить самостоятельно прямо из веб-интерфейса. Более того веб-интерфейс позволит создавать новые варианты выборок и отчетов варьируя фильтры, столбцы, строки, группировки и сортировки отчетов.
Доступ только к своим офисам и заказам в отчетах и списках
Базово отчеты настроены на доступ только директорам, но в зависимости от специфики Вашей компании их можно настроить и для руководителей офисов и менеджеров. При этом в отчеты уже встроен механизм контроля доступа к данным, поэтому каждый сотрудник будет видеть только те заказы и клиентов, к которым ему настроен доступ – и все это без дополнительного программирования.
Управление договорами с поставщиками
В меню программы Закупки – Договоры с поставщиками находится реестр договоров с туроператорами и другими поставщиками. Список договоров можно отсортировать по дате окончания, и, тем самым, проконтролировать договора, которые необходимо продлить. Также в списке показывается внешний номер договора и юридическое лицо туроператора.
При создании договоров, в случае если заполнена дата окончания договора, менеджеру автоматически ставится задача на дату окончания договора (минус 7 дней) о необходимости продления договора. Задача попадает в органайзер менеджера и ставится напоминание по ней. Таким образом, менеджер никогда не пропустит окончание договоров с любимыми туроператорами.
Гибкая настройка договоров с Туроператорами по комиссиям и курсам
В системе детально проработаны взаимоотношения турагентства с поставщиками. В договоре с поставщиком указываются размер комиссии и курс поставщика. Размер комиссии может быть настроен с учетом любых особенностей бонусной политики туроператора и включает отдельные значения по направлениям, видам услуг и даже собственным офисам в сети турагентств. Комиссия из договора с поставщиком автоматически ставится в заявку поставщику, и тем самым сокращает время на расчет себестоимости путевки. Для турагентства в системе есть опциональный режим, при котором менеджер не сможет завысить себестоимость тура по сравнению со стандартной комиссией туроператора. Тем самым система не позволяет давать менеджерам так называемые «скрытые скидки» клиентам, и минимизирует потери от такой деятельности.
Расчет заявок в рублях по курсам ЦБ, ЦБ+% и Фиксированным курсам туроператоров
Тип курса, указанный в договоре, также автоматически подставляется при заведении услуги от поставщика, а значение курса введенное в одном офисе затем используется всеми офисами. Например, если все Ваши офисы являются франчайзингом одного туроператора, и вы часто используете фиксированный курс именно этого оператора, то один менеджер, введя утром курс поставщика прямо при создании заказа, позволит всем оставшимся менеджерам и других офисов тоже использовать это значение, и не тратить время на поиск курса и его ввод в систему.
Для тех туроператоров, которые работают по курсу Центробанка плюс процент, для турагентств в системе есть возможность создать автоматически вычисляемые от курса ЦБ курсы + 1% + 2% и т.п. При этом и курс ЦБ и вычисляемые от ЦБ курсы будут автоматически загружаться в Вашу систему ежедневно.
Проверка правильности адресов и email при вводе
Практически каждое современное турагентство практикует прямые рассылки (direct mailing) по клиентам как по электронной и обычной почте, так и смс. Корректные данные для рассылки и их наличие являются необходимым условием получения результатов. Именно легкость заведения контактной информации и проверка ее максимально на корректность обеспечивают полноту возможностей рассылок.
В системе автоматизации турагентства ERP.travel, при вводе клиента, почтовые адреса можно вводить с помощью адресного классификатора (КЛАДР). Причем поиск по первым буквам улиц позволяет за секунды ввести адрес клиента в формате доступном для почтовых рассылок. КЛАДР автоматически пополняется и гарантирует актуальности адресов. Телефоны и адреса электронной почты также вводятся по шаблонам и сокращают ошибки ввода, обеспечивая достоверность данных для рассылки.
Массовые рассылки клиентам по sms
Используя систему автоматизации турагентства ERP.travel, можно выполнять массовые рассылки sms по клиентам. Для создания рассылки нужно перейти в пункт меню «Продажи»-«Маркетинг»-«Рассылки Клиентам», который по умолчанию доступен только для роли руководитель офиса или руководитель сети офисов.
В списке рассылок показываются ранее выполненные и запланированные рассылки.
Для создания новой рассылки необходимо нажать кнопку «Создать». В форме рассылки необходимо выбрать тип рассылки email (в следующем обновлении sms рассылка добавится) и заполнить остальные параметры письма:
- Тема рассылки, будет использоваться просто для отображения в списке в программе
- Текст рассылки. В текст возможно вставлять поля «автоподстановки»: каждое сообщение будет сформировано с индивидуальным текстом клиенту. Например, в сообщение будет написано Уважаемый Иван Иванович.
- Плановая дата отправки рассылки. Позволяет Вам заранее спланировать рассылки, и они автоматически уйдут в назначенное время.
Список получателей рассылки можно сформировать вручную, добавляя клиентов по одному или с помощью подбора.
Для формирования рассылки с помощью поиска/подбора клиентов выберите способ формирования списка «Отбор». В открывшемся списке отборов сотрудник турагентства может подобрать получателей рассылки по таким параметрам как
- Подразделение – офис, к которому привязан клиент, Это актуально для рассылок по одному офису с контактами одного офиса.
- День рождения. Осуществляется без учета года, также можно выбрать, например, следующий месяц и будут отобраны все клиенты с датой рождения следующей за датой рассылки.
- Участвует в рассылке – отбор с учетом признака участия в рассылке для клиента
- Тип объекта, если заполнен, то отбирает только потенциальных клиентов, или только физические лица, или только юридические лица.
- Возраст, отбор с учетом возраста клиента
- Пол, позволяет сформировать рассылку только по мужчинам или только по женщинам. Вкупе с автоматическим определением пола по имени клиента, это действительно будет работать.
- Количество заказов, позволяет отобрать vip-туристов, ездивших, например, три и более раз от турагентства
- Направление, позволяет отобрать клиентов, которые ездили в определенную страну, направление, или даже отель, и сформировать персональную для них рассылку.
- Долг клиента, позволяет сформировать регулярные рассылки с напоминанием оплаты задолженности клиента.
Для отбора по параметру поставьте галочку слева от него и заполните критерий отбора.
Получившийся список клиентов можно просмотреть, нажав кнопку «просмотр получателей». Важно, что отбор формирует список получателей рассылки на момент отправки, таким образом, например, запланировав рассылку с поздравлением днем рождения в январе с плановой датой отправки в декабре, можно быть уверенными, что в рассылку попадут клиенты, добавленные в базу уже после формирования самой рассылки. Это позволяет спланировать рассылки на год вперед и далее просто следить за результатами.
Перед отправкой смс можно рассчитать стоимость рассылки с учетом длины сообщения и списка получателей.
Вся база туроператоров России, включая их фин.гарантии
Среди прочих особенностей системы, сильно увеличивающих производительность работы, являются уже наполненные и пополняемые справочники системы. Например, справочник туристических фирм России постоянно обновляется из реестра Федерального агентства по туризму Министерства Культуры РФ и содержит более 5000 компаний с их реквизитами. Причем, в дополнение к данным из реестра (ИНН) мы добавили КПП из других источников, чтобы обеспечить полноту данных о Юридических лицах в договорах.
Таким образом, турагентам не потребуется самостоятельно вводить в систему реквизиты финансового обеспечения туроператоров для их вывода в договор с клиентом, а значит время ввода заказа в системе автоматизации турагентства ERP.travel действительно сокращается до 5 минут.
Готовые туристические справочники отелей, категорий, номеров, питаний
Все справочники, использующиеся турагентом в создании заказа, а именно: справочники географии, типов номеров, типов питания - все поставляются турагентствам с программой уже наполненными и структурированными иерархически. Справочник географии содержит более 20 тысяч отелей и направлений; справочники типов номеров и питаний наполнены основными значениями и структурированы для удобства работы. По каждому отелю проимпортированы не только название, категория отеля и курорт, но и, по возможности, адрес отеля, сайт, email, телефон и факс.
Любые дополнительные признаки заказам, клиентам - без дополнительных затрат
Для тонкой настройки системы под процессы различных турфирм, а также автоматизации учета прохождения документов по различным стадиям обработки - в системе предусмотрены расширяемые справочники дополнительных свойств. Например, базово, в системе настроен учет крайних сроков оплаты и предоплаты по заказам туров и заявкам поставщику, также предусмотрены дополнительные свойства о выдаче кредита, или месте получения документов туристами. На основании этих дополнительных свойств на рабочем столе построены быстрые отборы документов которые срочно необходимо передать поставщику или заказов по которым просрочена полная оплаты. Турагентство сможет самостоятельно добавлять любые свойства заказам, туристам, заявкам поставщикам и другим документам, и далее использовать их в отчетах или поиске документов.