Печать договоров, приходных кассовых ордеров и прочих печатных форм в турагентстве

В системе предустановлен и может использоваться для работы типовой договор, начинающийся в следующей формулировке:

"1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА                                            
1.1. АГЕНТСТВО обязуется по заданию ЗАКАЗЧИКА забронировать турпродукт, на условиях и в сроки, установленные настоящим Договором и Приложением (Заявка на бронирование туристских услуг (Бланк-заказ)) , а ЗАКАЗЧИК обязуется оплатить этот турпродукт."

В системе предустановлен и может использоваться для работы типовой договор, начинающийся в следующей формулировке:

"1. Предмет договора                                            
1.1. Турфирма обязуется от своего имени, но за счет Туриста и по его поручению осуществить юридические и иные действия, направленные на организацию в интересах Туриста, для него лично и/или для сопровождающих его лиц, туристского обслуживания (тура), в том числе перевозки, размещения, питания, трансфера, экскурсионного обслуживания и иных услуг в составе и в сроки, указанные Туристом в заявке на бронирование туристских услуг (бланк заказа).                                            
ТУРИСТ заказывает, принимает и оплачивает туристский продукт - комплекс услуг (далее по тексту – Услуги), а ТУРАГЕНТ бронирует Услуги у ТУРОПЕРАТОРА и передает ТУРИСТУ права на заказанные им Услуги."

В системе предустановлен и может использоваться для работы типовой договор, начинающийся в следующей формулировке:

"1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА                                            
1.1. Исполнитель, по поручению Клиента, за вознаграждение  принимает на себя обязательства  по бронированию, оплате, получению и передаче Клиенту выездных документов (ваучера, авиабилета, страховки) для осуществления туристической поездки в порядке и на условиях, изложенных в настоящем договоре, а Клиент обязуется оплатить подобранный и заказанный им тур в соответствии с ценой договора.  "

В системе предустановлен и может использоваться для работы типовой договор, начинающийся в следующей формулировке:

"1.  ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА                                            
1.1. Агентство обязуется за вознаграждение от своего имени совершить по поручению и за счет Клиента, юридические и иные действия, направленные на подбор, бронирование и оплату туристского продукта, потребительские свойства которого указаны в Заявке на бронирование (далее – «Заявка»). Везде, где по тексту договора указан Клиент, имеются в виду также третьи лица, в интересах которых действует Клиент, сопровождающие его (сопровождаемые им) лица, в том числе несовершеннолетние."

В системе предустановлен и может использоваться для работы типовой договор, начинающийся в следующей формулировке:

"1.    Предмет Договора                                            
1.1.    В соответствии с условиями настоящего Договора, Турагент обязуется за вознаграждение от своего имени, но за счет Заказчика, совершить  действия  по приобретению Турпродукта в интересах Заказчика, а Заказчик обязуется оплатить Турпродукт и выплатить Турагенту вознаграждение.  "

Из меню печать документа «поступления в кассу» теперь можно распечатать Приходный кассовый ордер (ПКО) по унифицированной форме. В ПКО полностью заполняются все поля из данных платежа: номер, дата, основание платежа, контрагент, сумма, ФИО кассира (менеджера турагентства), наименование Юридического лица.

Из меню печать документа «расход из кассы» можно распечатать расходный кассовый ордер. Теперь турагент может полностью печатать весь пакет документов из системы и не пользоваться вашей существующей программой для подготовки ПКО (например отказаться от бизнес пак).

Изменен принцип вывода табличной части по услугам в приложении к договору «Бланк Заказ». Теперь все услуги выходят в виде отдельных строк и не группируются по типам размещение, транспорт и т.п. Каждой услуге выводятся даты ее действия и свойства.

Для услуги страховка от невыезда пишется только дата начала тура. Если дата начала услуги и дата окончания услуги совпадают, то пишется только одна дата.

Для случаев, когда в один заказ тура оформляется более одного номера и не все туристы пользуются всеми услугами, в договор выводится к услугам фамилии туристов пользующихся услугами.

Система автоматизации ERP.travel предлагает турагентствам регистрировать обращения клиентов в офис, через сайт, по телефону или по электронной почте в специальном документе «Запрос на тур». В данном документе фиксируются контактные данные клиента, параметры запроса, а также варианту тура подобранные турагентом.

Начиная с версии 4.8, турагент может распечатать  запрос на тур клиента или отправить его клиенту по электронной почте. Особенно это удобно при визите клиента в офис, когда после консультации с турагентом клиент отправляется домой подумать над предложенными  вариантами тура.

Турагент может распечатать по заказу тура соглашение клиента на рассылку ему информации о предложениях компании. При печати бланка используется отметка о разрешении на рассылку из карточки клиента. Бланк содержит контактные данные клиент, которые он разрешает использовать для рассылки и, собственно, подпись клиента.

На основании заказа тура можно распечатать счет на безналичную оплату. Причем счет менеджер турагентства может распечатать как на юридическое лицо, так и на физическое лицо. В счете все услугу группируются в одну с наименованием «Комплекс туристических услуг». В описании комплекса туристических услуг выводится полное описание услуг, как в договоре.

Реквизиты получателя заполняются полностью автоматически из ранее настроенных реквизитов юридического лица агентства и банковских счетов.

В стандартный набор печатных форм добавлено приложение к договору по организации визовой поддержки туристов. Данный документ турагентства могут использовать для отдельного описания услуг оказываемых клиенту по оформлению виз. В документе явно прописаны обязанности турагента и обязанности туристов, которые снимут возможное недопонимание и юридически расставят точки ответственности между сторонами

Система автоматизации турагентства ERP.travel предлагает также печатать и подписывать с туристом памятку для выезжающих за рубеж, разработанную Роспотребнадзором РФ. В памятке детально описаны такие моменты как: подготовка к путешествию, правила поведения и пребывания за рубежом, правила проживания, информация о питании, информация об основных тропических болезнях, правила по возвращению из путешествия, рекомендации МИД РФ, рекомендации о поведении в аэропорту, в гостинице, в непредвиденных ситуациях, вопросы страхования граждан России при выезде за рубеж. Все это носит рекомендательный характер и помогает турагенту проинформировать туриста обо всех аспектах поездок за рубеж.

Документ «Закрытие кассы» предназначен для пересчета и сверки денежных средств в кассе «по учету» с фактическим остатком. Этот документ рекомендуется создавать кассирам (менеджерам) турагентств на конец дня, в документ попадают все платежи с последнего закрытия кассы и рассчитывается остаток в кассе. Сравнивая этот остаток с фактом можно проверить правильность получения/расхода денег за прошедший период. Документ помогает передавать кассу от менеджера к менеджеру и вести промежуточный аудит денежных средств в кассе.

Печатная форма документ закрытия кассы позволяет приложить к пересчитанным деньгам бумажный бланк с указанием детализации, за какие операции приняты или потрачены деньги и каков остаток денег.

Это приложение к договору с указанием сведений о туроператоре и его финансовых гарантиях, также содержит важный пункт описания порядка и сроков предъявления туристами требований к организации, предоставившей туроператору финансовое обеспечение. Приложение становится все более актуальным в виду череды банкротств российских туроператоров и позволят снять множество вопросов туриста в случае непредвиденных ситуаций.

В меню документов создана одна кнопка для печати основного документа: Заказ тура – Печать договора, Приходный Кассовый ордер – Печать ПКО, Расходный кассовый ордер – Печать РКО. Для каждого юридического лица в рамках сети турагентств можно настроить собственный бланк договора.

Менеджеры агентств, нажимая на кнопку печать договора, будут быстро получать настроенную специально для них печатную форму. Другие варианты договора доступны по кнопке – печать дополнительные печатные формы.

Таким образом, в рамках одной базы можон настроить учет нескольких франчайзинговых сетей, добавляяя для каждой из них собственные печатные формы договоров.

Документ «перемещение денежных средств» создан для учета операций инкассирования между кассами, а также для перемещения денежных средств в банк или операций снятия наличных средств со счетов.

Основное использование документа для учета инкассации выручки в центральный офис или банк. Перед приходом инкассатора (курьера) менеджер турагентства (кассир) формирует документ, по нажатию кнопки «заполнить» автоматически добавляются все операции по кассе с момента предыдущей инкассации, менеджер корректирует сумму к перемещению и сохраняет документ. Затем печатает бумажный бланк, который передает вместе с курьером в центральный офис. В бланке будут отражены все операции по кассе на основании, которых возникла выручка и остаток в кассе после перемещения денег.

В системе автоматизации турфирм в качестве заказчика тура можно выбрать как физическое лицо, причем не только из списка туристов, так и юридическое лицо. В случае заказчика тура юридического лица, все печатные формы заказа тура соответственно автоматически выводят данные по выбранному юридическому лицу.

Менеджеру турагентства может быстро распечатать бланк с описанием перечня документов полученных от клиента, а также с перечнем документов выданных клиенту. Подобные бланки избавят опытных менеджеров турагентства от недомолвок с туристами в случае несвоевременного предоставления документов или их утери.

Регулярно менеджерам турагентств приходится править только часть договора уже после печати. При этом нужно распечатать только часть документа.

В рамках печати любого вида документа в программе присуствует меню – печать дополнительные печатные формы. По заказу тура можно распечатать отдельно соглашение об изменении условий договора или Бланк заказ.

Печатная форма туристической путевки неоднократно вводилась и отменялась. Тем не менее, на сегодняшний день она является действующим документом и требуется турагентствами в работе.

В системе реализован для печати формат договора, принятый в сети турагентств TUI. В рамках этого формата в системе настроены три печатные формы, доступные по кнопке печать дополнительные печатные формы:

• печать договора туи в виде основного договора,
• печать доп.соглашения об изменении условий тура
• печать соглашения об использовании персональных данных туристов, разные для взрослых и детей.

Бланк КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» введен в действие постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132. Применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам.

В учете организаций применяется для оформления возвратов от клиентов в течении дня операции, и используется в основном для корректировки ошибочных платежей.

В случаях если турфирма не фиксирует стоимость по заказу тура в рублях, система ERP.travel предлагает печатать новый бланк счета на оплату тура агентству. В новом бланке стоимость рассчитывается в рублях, исходя из долга по заказу в валюте, на текущую дату по курсу продажи турфирмы.

Также вместе со счетом на оплату сразу можно распечатать отчет агента:

Для туристических компаний занимающихся событийным и индивидуальным туризмом есть необходимость печатать самостоятельно ваучеры по услугам размещения как для выдачи их туристам, так и для передачи в посольства для оформления виз.