Ведения списка клиентов турагентства в программе ERP.travel
Клиентская база - основной капитал турагентства
Основной капитал туристической фирмы заключается в ее клиентах. Действительно турфирма не владеет ничем кроме мебели и компьютеров, все остальное в аренду. Именно поэтому так важно, чтобы менеджеры турагентства не уходили и не "уводили" с собой свою клиентскую базу.
Конечно, руководители турагентств возразят, что главный капитал туристической фирмы это менеджеры, ведь если есть хороший менеджер, то и клиенты будут. Менеджеры важны безусловно, но именно клиенты несут нам свои деньги, и именно хорошая клиентская база дает турагентству возможность начать продажи с первого дня в новом месте.
Все документы по клиенту, заказу и поставщику в одном месте - в программе
Турагентству постоянно приходится обрабатывать потоки документов от клиентов на визу и на оформление туров. Очень часто все это сохраняется по пакам на дисках или на рабочих столах и часто теряется. Когда клиент повторно приходит к Вам в офис, вы уже не можете найти его документы и заново сканируете и обрезаете фотографии и паспорта. В системе автоматизации турагентства ERP.travel предусмотрено вложение любых файлов к клиентам, к поставщикам, к заказам туров и договорам с поставщиками. Все и всегда будет у вас под рукой, и в то же время в безопасном и надежном хранилище.
Отчет по клиентам
Для формирования различных выборок клиентов в системе автоматизации турагентства ERP.travel, используется отчет по клиентам. Отчет позволяет отобрать список клиентов с контактной информацией, исходя из следующих критериев:
- Принадлежность к офису или к менеджеру
- Заполнен ли телефон
- Заполнен ли адрес электронной почты
- Заполнен ли почтовый адрес
- Участвует ли в рассылке
- Дата вылета из заказов
- Дата создания
- Количество заказов
В колонках выводятся столбцы:
- ФИО
- Контакты
- Доход, который принес клиент турагентству
- Долг клиента
- Сумма договоров клиента
- Объем скидок предоставленный клиенту
Фильтры отбора и колонки вывода турагенты могут добавлять через интерфейс самостоятельно. Отчет по умолчанию открыт по правам доступа только руководителям, с целью невозможности «уноса» клиентской базы менеджерами.
Например, необходимо сформировать отчет по постоянным клиента мобратившимся за прошлый месяц, или список туристов с телефонами чей долг больше 100 рублей и вылет в следующем месяце. Вы можете построить любой отчет по всем клиентам Ваших офисов.
Отбор по фио, номеру документа, или контакту Физлиц
В списке клиентов теперь можно быстро найти клиента по ФИО или номеру телефона или электронной почте. Сразу над формой выводятся поля для быстрого поиска.
Также вы может искать клиента по номеру заграничного или российского паспорта. Для этого в поле «Номер документа» над списком клиентов необходимо ввести серию и номер паспорта без пробелов. Далее нажмите клавишу «enter» и список клиентов обновится до искомых.
Приложенные файлы к физическим лицам (туристам) и юридическим лицам
Система позволяет сохранять все данные туриста необходимые для оформления путевок. Теперь вы можете больше не хранить на рабочем столе фотографии и анкеты туристов, сканы паспортов и доверенностей – все это сохраняется прямо в системе и доступно всем сотрудникам вашего офиса причем даже из дома.
Перейдите в карточку клиента и в левом меню выберите приложенные файлы, затем вложите в карточку клиенту или юридическому лицу документы по нему. Можно вкладывать любые документы и в любом количестве.
История работы с клиентом
При обращении постоянного клиента важно представлять историю работы с этим клиентом: заказы, встречи звонки и прочее. Обладая такими знаниями, профессиональный менеджер турагентства сможет выстроить диалог продаж таким образом, чтобы сразу максимально персонально предложить клиенту тур. VIP клиент может сразу получить более внимательное отношение, в то время как проблемный клиент обслужен более внимательно и четко.
В истории работы с клиентом показываются все звонки, письма и задачи, заказы тура и платежи клиента. Тем самым можно восстановить полную хронологию отношений с клиентом и получить представление о частоте и качестве его отдыха.
В сетевых турагентствах история работы с клиентом будет показывать обращения клиента во все офисы сети, включая направления и стоимость всех заказов. При этом более детальная информации о самом заказе, ели он не оформлен в данном офисе, будет недоступна менеджеру другого агентства.
Отображение рассылок и писем клиенту в истории взаимодействия с клиентом
Очень часто, когда менеджер турагентства заболевает или просто отсутствует в офисе, просто невозможно понять текущие договоренности с тем или иным клиентом и приходится либо просить клиента прийти позднее, когда менеджер появится в офисе, либо названивать менеджеру клиента по телефону.
В программе автоматизации турагентства ERP.travel вся история переписки с клиентом сохраняется прямо в программе. Все отправленные рассылки отображаются в Карточке клиента в меню «История работы с клиентом» среди прочих документов клиента. Это позволяет наглядно представить, сколько рассылок и других писем клиент получил, и после каких из них оформил тур.
Также все отправленные письма отображаются в левом меню «Сообщения» в карточке рассылки.
Проверка срока действия загранпаспорта
При записи заказа тура, где у туристов просрочены на дату поездки загранпаспорта выдается соответствующие уведомления, что у туриста ФИО на дату начала поездки нет действующего загранпаспорта. При проверке учитываются и иностранные паспорта, и любые другие документы у которых в справочники типов документов стоит признак «выезд за границу».
Проверяется, что срок действия паспорта более чем дата окончания поездки + 6 месяцев. Количество месяцев настраивается и можно сделать меньше
Списки туристов в английской транскрипции
В туроператорской версии системы список физических лиц, а также список туристов показывают Фамилию и Имя в латинской транскрипции, поскольку именно в таком виде приходят данные по туристам туроператору от агентств. Также в латинской раскладке работает поиск туристов в списке заказов.
Автоматическое определение пола клиента при добавлении по ФИО. Проверка даты рождения на корректность при вводе клиента
При вводе нового туриста система автоматизации турагентства автоматически определяет пол в зависимости от имени. Тем самым, турагент еще быстрее может ввести в систему туриста, экономя 1 клик на выборе пола туриста.
При добавлении клиента проверяется, что вводимая дата рождения меньше текущей. Тем самым устраняется ошибка неправильного ввода года в дате рождения туриста. По статистике около 2% клиентов вводится с ошибкой в дате рождения.
История работы с контрагентом юридическим лицом
В карточке юридического лица (туристического агентства) можно посмотреть список всей истории взаимодействия с турагентством, включая список платежей и заказов тура.
Напоминание «В период тура у туриста день рождения»
Если в создаваемом заказе даты тура накладываются на день рождения туриста, выходит соответствующее сообщение при записи заказа «В период тура с 01.01.01 по 01.01.02 у туриста Иванов Иван Иванович день рождения 02.01.01». Напоминание позволяет предложить клиенту дополнительные услуги для празднования дня рождения. Сам факт, что менеджер обращает внимание на такие детали, может повысить уровень профессионализма турагента и турагентства в целом в глазах клиента.
Проверка правильности адресов и email при вводе
Практически каждое современное турагентство практикует прямые рассылки (direct mailing) по клиентам как по электронной и обычной почте, так и смс. Корректные данные для рассылки и их наличие являются необходимым условием получения результатов. Именно легкость заведения контактной информации и проверка ее максимально на корректность обеспечивают полноту возможностей рассылок.
В системе автоматизации турагентства ERP.travel, при вводе клиента, почтовые адреса можно вводить с помощью адресного классификатора (КЛАДР). Причем поиск по первым буквам улиц позволяет за секунды ввести адрес клиента в формате доступном для почтовых рассылок. КЛАДР автоматически пополняется и гарантирует актуальности адресов. Телефоны и адреса электронной почты также вводятся по шаблонам и сокращают ошибки ввода, обеспечивая достоверность данных для рассылки.
Данные клиентов защищены от несанкционированного доступа и скачивания
При такой доступности данных они одновременно надежно защищены от недобросовестных менеджеров. Менеджер не сможет скачать списком всю клиентскую базу и будет получать доступ только к клиентам своей сети, и заказам только своего офиса.
Руководитель группы офисов же сможет получать доступ к заказам нескольких офисов, а директор сможет видеть абсолютно все данные.
