Все виды массовых рассылок туристам (sms и email, разовые и по расписанию) в программе для турагентства ERP.travel
Упрощенные настройки электронной почты на доменах Gmail, Mail, Rambler, Yandex.
В системе автоматизации ERP.travel имеется возможность работы с собственным почтовым ящиком (получение и/или отправка почты), расположенном как на персональном так и на публичном домене Gmail, Yandex, Rambler.
Согласно упрощенной настройке необходимо просто ввести имя и пароль пользователя электронной почты, а система ERP.travel автоматически подставит все параметры подключения к почте Gmail, Yandex, Rambler.
Поздравление с днем рождения по sms и email
С автоматической рассылкой поздравлений в день рождения вы никогда не забудете поздравить своих клиентов, сможете напомнить о себе, сделать интересное предложение. Например, вы можете включать в текст рассылки рекламные баннеры и менять их каждую неделю.
Рассылка доступна в системе по следующему пути: Продажи -> Рассылки клиентам -> Поздравляем с днем рождения. По умолчанию рассылка отключена, поскольку не заполнена учетная запись электронной почты. Для начала автоматической рассылки достаточно выбрать ранее сохраненную учетную запись электронной почты и записать рассылку.
Для активации рассылки по sms снимите с нее пометку на удаление.
Напоминание об окончании действия загранпаспорта
Добавлена автоматическая рассылка «напоминание клиенту об окончании действия загранпаспорта». Письмо отсылается автоматически за 90 дней до события. Вы можете изменить текст, вставить картинки или рекламу в рассылку.
Рассылка доступна в системе по следующему пути: Продажи -> Рассылки клиентам -> Срок действия вашего заграничного паспорта заканчивается. По умолчанию рассылка отключена, поскольку не заполнена учетная запись электронной почты. Для начала автоматической рассылки достаточно выбрать ранее сохраненную учетную запись электронной почты и записать рассылку.
Напоминание перед началом путешествия и после завершения
С помощью автоматических рассылок перед вылетом вы сможете автоматически напоминать клиентам проверить время вылета и загранпаспорта. Автоматическое сообщение перед началом путешествия отправляется каждому заказчику по email за один день до начала тура в 11-00.
Также с помощью автоматических рассылок по прилету, вы сможете поздравлять клиентов с окончанием путешествия и предлагать им оставить отзыв на Вашем сайте. Поздравление с окончанием путешествия автоматически отправляется после двух дней от даты прилета в 16-00. Тексты сообщений и время отправки можно изменить.
Рассылки доступны в системе по следующему пути: Продажи -> Рассылки клиентам -> Напоминаем о наступающем путешествии / Поздравляем с окончанием путешествия. По умолчанию рассылка отключена, поскольку не заполнена учетная запись электронной почты. Для начала автоматической рассылки достаточно выбрать ранее сохраненную учетную запись электронной почты и записать рассылку.
Массовые рассылки клиентам по электронной почте
Используя систему автоматизации турагентства ERP.travel, можно выполнять массовые рассылки по электронной почте по клиентам. Для создания рассылки нужно перейти в пункт меню «Продажи»-«Маркетинг»-«Рассылки Клиентам», который по умолчанию доступен только для роли руководитель офиса или руководитель сети офисов.
В списке рассылок показываются ранее выполненные и запланированные рассылки.
Для создания новой рассылки необходимо нажать кнопку «Создать». Обратите внимание, что предварительно необходимо настроить почтовый ящик, об этом далее в описании обновления. В форме рассылки необходимо выбрать тип рассылки email (в следующем обновлении sms рассылка добавится) и заполнить остальные параметры письма:
- Тема рассылки, станет темой письма
- Текст рассылки. В нем возможно следующее
- Использовать форматирование текста жирным, цветом, вставлять рисунки.
- Вставлять поля «автоподстановки»: каждое письмо будет сформировано с индивидуальным текстом клиенту. Например, в письме будет написано Уважаемый Иван Иванович.
- Редактировать в формате html для тонкой настройки формата письма
- Имя отправителя
- Плановая дата отправки рассылки. Позволяет Вам заранее спланировать рассылки, и они автоматически уйдут в назначенное время.
- Учетная запись – это почтовый ящик, с которого будет выполнена отправка рассылки
Список получателей рассылки можно сформировать вручную, добавляя клиентов по одному или с помощью подбора. Для ручного формирования списка рассылки, выберите способ формирования рассылки «вручную» и добавьте клиента по одному. Вы можете выбирать как потенциальных клиентов и физические лица, так и юридические лица.
Для формирования рассылки с помощью поиска/подбора клиентов выберите способ формирования списка «Отбор». В открывшемся списке отборов сотрудник турагентства может подобрать получателей рассылки по таким параметрам как
- Подразделение – офис, к которому привязан клиент, Это актуально для рассылок по одному офису с контактами одного офиса.
- День рождения. Осуществляется без учета года, также можно выбрать, например, следующий месяц и будут отобраны все клиенты с датой рождения следующей за датой рассылки.
- Участвует в рассылке – отбор с учетом признака участия в рассылке для клиента
- Тип объекта, если заполнен, то отбирает только потенциальных клиентов, или только физические лица, или только юридические лица.
- Возраст, отбор с учетом возраста клиента
- Пол, позволяет сформировать рассылку только по мужчинам или только по женщинам. Вкупе с автоматическим определением пола по имени клиента, это действительно будет работать.
- Количество заказов, позволяет отобрать вип клиентов, ездивших, например, три и более раз от турагентства
- Направление, позволяет отобрать клиентов, которые ездили в определенную страну, направление, или даже отель, и сформировать персональную для них рассылку.
- Долг клиента, позволяет сформировать регулярные рассылки с напоминанием оплаты задолженности клиента.
Для отбора по параметру поставьте галочку слева от него и заполните критерий отбора.
Получившийся список клиентов можно просмотреть, нажав кнопку «просмотр получателей». Важно, что отбор формирует список получателей рассылки на момент отправки, таким образом, например, запланировав рассылку с поздравлением днем рождения в январе с плановой датой отправки в декабре, можно быть уверенными, что в рассылку попадут клиенты, добавленные в базу уже после формирования самой рассылки. Это позволяет спланировать рассылки на год вперед и далее просто следить за результатами.
Также можно осуществить пробную отправку рассылки, нажав на кнопку отправить пробное письмо.
Ежедневная рассылка SMS / Email напоминаний и поздравлений клиентам
В системе автоматизации турагентства ERP.travel охвачены все стадии работы с клиентом: перед продажей и во время продажи. Система позволяет: зарегистрировать запрос на тур клиента, довести клиента до заказа тура, получить оплату и оформить все печатные документы клиенту, произвести расчеты с поставщиками по заказам поставщикам, отследить сбор документов от клиента и передачу их клиенту перед поездкой.
В обновлении системы версии 5.3 автоматизирована работа с клиентом после поездки. Турагентство может поддерживать контакт с клиентом с помощью нового сервиса ежедневных рассылок по Email / SMS в системе ERP.travel. Теперь турагентство никогда больше не забудет поздравить своих клиентов с днем рождения. Программа сделает это за сотрудников сама, путем отправки клиенту сообщений по Email или SMS.
Вот примеры часто необходимых сценариев автоматических сообщений, которые можно настроить в системе:
- Поздравление в день рождения по SMS, всех клиентов кто не отказался от получения SMS рассылок
- Приглашение по email в офис для планирования нового путешествия, спустя 9 месяцев после прошлой поездки, всем клиентам, возраст которых более 18 лет и не отказались от рассылок
- Напоминание по SMS о недоплате тура за 15 дней до вылета
- Напоминание по SMS о необходимости связаться с турагентством и уточнить время и номер рейса, всем клиентам вылетающим в Турцию
- Письмо по email спустя 2 дня после окончания путешествия с предложением оставить положительный отзыв на сайте турагентства о прошедшем путешествии
Менеджер или руководитель турагентства сможет сам задать формат и содержание писем. В содержание электронных писем и sms сообщений могут быть включены автоматически заполняемые поля, для подстановки Фамилии, Имени, Отчества клиента. Благодаря этому сообщения будут персонализированными. Например «Иван Иванович, поздравляем Вас с днем рождения». Где Иван Иванович будут автоматически заполняться для каждого клиента. В текст сообщений также можно включить адрес, название и телефон офиса, или даже ФИО менеджера, за которым закреплен клиент.
Настроить рассылки необходимо только один раз, и далее они будут отправляться автоматически в указанное время. Рассылки будут уходить и в выходные и в отпуска, и Вам не нужно будет оставлять для этого компьютеры включенными.
Создание и отправка сообщения по электронной почте из программы
На основании любого документа в программе можно создать email. Например, вы можете прямо из заказа отправить письмо клиенту. Для этого в карточке заказа необходимо нажать команду «Создать на основании» - «Email».
В открывшейся форме сообщения сразу подставится заказчик тура и его электронная почта. Менеджеру турагентства достаточно заполнить поле тема, текст письма и нажать отправить сообщение. Если бы менеджер захотел отправить письмо клиенту, из другой программы то потребовалось бы сначала открыть карточку контрагента, скопировать email и вставить его в почтовую программу, а потом только отправить письмо. Интеграция CRM системы для турагентства ERP.travel c email позволяет выполнять работу с клиентом быстрее и эффективнее, поскольку вся история переписки сохраняется в программе и доступна руководителю или другим менеджерам.
Автоматическая рассылка поздравления с днем рождения
Для создания ежедневной рассылки необходимо перейти в меню «Продажи» – «Маркетинг» - «Рассылки клиентам» и создать новую рассылку по клиентам. Далее необходимо сотрудникам турфирмы выбрать тип рассылки «Email» или «SMS». В форме рассылки необходимо поставить отметку «Ежедневная рассылка», и после этого заполнить поля:
- До / После.
- Количество (дней / месяцев)
- Период (дней / месяцев)
- Дата отсчета (день рождения / дата вылета / дата прилета)
- Время отправки
Например, для рассылки поздравлений с днем рождения заполните «За 0 Дней от Даты рождения в 12-00». Что означает отправку письма строго в день рождения в 12-00.
В тело письма можно вставлять форматированный текст, картинки и таблицы. Для создания профессиональных email рассылок можно использовать команду «исходный код» для задания текста рассылки в html. В качестве картинок сотрудники турагентства могут вставлять прямо в тело письма баннеры или рекламные модули. Итоговые письма клиентам будут выглядеть примерно так, если в них вставлять рекламу и баннеры.
Получение электронной почты прямо в программе
CRM модуль в программе для турагентства ERP.travel, позволяет не только отправлять email прямо из программы, сотрудники могут и получать почту прямо в программе. Теперь турагентство может прямо в системе вести переписку с клиентами.
Для получения электронной почты необходимо сначала настроить учетную запись email сотруднику, а затем перейти в меню «Органайзер» - «Email» и нажать «Получить почту».
Также электронная почта получается автоматически каждый 15 минут и отображается в списке задач менеджера на рабочем столе, или в меню программы «Органайзер» - «Email».
Входящие письма автоматически подвязываются к клиентам, которые уже заведены в систему. Если письмо отправлено с вложениями они автоматически прикрепляются как приложенные файлы к письму.
Чтобы ответить на письмо необходимо во входящем письме нажать «Создать на основании»- «Email». Автоматически сформируется новое письмо, как если бы Вы в почтовой программе нажали ответить.
Создание автоматической рассылки по окончании поездки
Для вставки автоматически заполняемых полей, нажмите на кнопку «добавить шаблон» и, затем, перенесите подставленный текст (например, {ФамилияКлиента}) в нужное место письма. На примере ниже показан пример заполнения рассылки по окончании поездки. В нем используется подстановка фамилии и имени клиента, наименования турагентства и телефона офиса турагентства. Условия отправки рассылки заданы как «Спустя 1 день от Даты прилета в 11-30»
Для поддержания продаж в следующем году можно создать рассылку с условиями спустя 9 месяцев после даты вылета, и еженедельно обновлять в шаблоне этой рассылки список горячих предложений. На примере настроена рассылка по клиентам «Спустя 9 месяцев после даты вылета в 15-00», в тело которой включены шаблоны подстановки полей ФИО туриста, а также актуальный список горящих предложений этой недели.
Создание автоматической рассылки о недоплате и другие гибкие настройки
При формировании рассылки можно использовать также дополнительные отборы на вкладке Получатели. Они позволяют задать критерий рассылки в зависимости от: подразделения, дня рождения, признака отказа от рассылки, возраста, пола, количества заказов, стран поездок, суммы долга клиента, дат вылета.
Комбинируя «дополнительные» условия со «стандартными» можно задать рассылку sms по всем недоплаченным заказам. На примере ниже настроена автоматическая рассылка по всем клиентам За 7 дней до даты вылета.
При этом на вкладке получатели включен отбор по недоплате 1000 рублей и направлению поездки - Турции. Сотрудник турагентства может воспользоваться кнопкой просмотр получателей ля просмотра списка клиентов, кто должен получить рассылку сегодня.
Проверка имени и адреса отправителя перед отправкой рассылок по email
В рассылках по email можно указать имя отправителя, которое подставится во все письма рассылки, получаемые клиентами. Формат электронной почты выставляет строгие требования на символы, которые можно указать в имени отправителя. Программа ERP.travel автоматически вырежет лишние символы, такие как: "(" (левая скобка), ")" (правая скобка), "<" (левая угловая скобка), ">" (правая угловая скобка), "," (запятая), ":" (двоеточие), "@" (собачка), "!" (восклицательный знак), "/" (слеш), "=" (равно), and ";" (точка с запятой).
Настройка учетных записей для отправки и получения email
Для настройки электронной почты необходимо перейти в карточку сотрудника в меню «Справочники» - «Пользователи». Сотрудники турагентства могут самостоятельно настроить себе электронную почту. Для этого необходимо открыть свою карточку и перейти на закладку «Электронная почта». Необходимо выбрать поставщика услуг электронной почты, например mail.ru (rambler.ru, yandex.ru) и указать имя пользователя и пароль к почте. Пароль необходимо указать дважды правильно. В поле Email необходимо ввести собственно название почтового ящика.
После заполнения всех параметров, для проверки, можно нажать кнопку «Проверить учетную запись» и выполнится проверка правильности введенных реквизитов.
Также выполнить настройку более подробно электронной почты можно в меню "Справочники" - "Учетные записи электронной почты".
Здесь можно более детально настроить нестандартные сервера и порты для Ваших собственных доментов электронной почты. Для настройки почты на собственных доменах (yourcompany.ru) необходимо отправить на почту support@erp.travel параметры Вашего почтового сервера, чтобы администраторы внесли их в систему.
Настройка получения входящей электронной почты с сегодняшнего дня
При первоначальном подключении к почтовому ящику можно отметить все сообщения на сервере как полученные, чтобы программа не закачивала все сообщения. Как правило, на почтовом сервере может быть переписка за несколько лет, которая уже не актуальна и ее получение будет сильно замедлять начало работы с электронной почтой. Для отметки сообщений на сервере как полученные, необходимо перейти в «Справочники» - «Учетные записи электронной почты» и выбрать интересующую Вас учетную запись. В открывшейся форме «на редактирование» необходимо нажать кнопку «пометить все существующие сообщения на сервере как загруженные». С этого момента программа начнет получать только новые письма электронной
