Финансовый и Управленческий учет в турагентстве

Управленческий учет - это мощный инструмент, позволяющий руководителям турагентства получать актуальную и полную картину о рентабельности всего предприятия, рентабельности конкретного офиса сети турагентств и даже эффективности работы того или иного менеджера. Например, у вас сеть более 2-х турагентств и вы из кассы одного агентства платите расходы за рекламу другого агентства. Система автоматизации турфирмы  ERP.travel позволяет отнести расходы за рекламу на один офис по рентабельности, но при этом расход денег сделать из кассы другого офиса турагентства с точки зрения финансового учета. Или, например, вы получаете оплату за заказ одного турагентства в другом агентстве, в этом случае полученная оплата должна поступить в кассу одного туристического агентства, а доход от заказа тура в управленческом учете - в другом.

Причем в системе ERP.travel управленческий учет производится прозрачно для менеджеров и не накладывает дополнительных обязанностей по заполнению полей. Более того сотрудники туристических агентств даже не будут замечать, что ведут и финансовый учет и управленческий параллельно.

Теперь в системе есть возможность учитывать в кассе не только расходы по платежам поставщикам и клиентам, но и прочие расходы, например за чай, кофе, электричество.

Видимые изменения коснулись формы документа косвенного расхода. Создайте операцию расхода и выберите тип операции прочее. Вам станет доступна табличная часть с указанием детализации расхода по статьям прочих операций, дате отнесения расхода и по подразделениям . Для создания расхода за несколько подразделений добавьте строку и внесите полную сумму, например 100000 рублей на интернет. Далее выберите эту строку и нажмите кнопку разбить, в открывшейся форме введите офисы, за которые производится расход и нажмите «ок». В итоге платеж будет поделен поровну на все добавленные вами офисы и учтен на дату указанную в табличной части. Сама же операция расхода пройдет из текущей кассы и на текущую дату.

Документ «перемещение денежных средств» может перемещать деньги не только между кассами подразделений, но и между счетами, а также из кассы в банк. Тем самым можно отразить, абсолютно все операции по кассе и банку. Полная автоматизация учета денежных средств турагентства или сети турагентств в системе ERP.travel, теперь включает все приходы и расходы по кассе и банку, а также закрытие касс и перемещение денежных средств между кассами и банками.

В меню программы «Отчеты» – «Финансы» – «Общие показатели» добавлен отчет (Монитор руководителя) «Общие показатели». Отчет показывает основные ключевые показатели (KPI) деятельности туристической фирмы:

• Продажи туров, измеряемые в выручке
• График соотношения денежной массы, Задолженности покупателей и Задолженности поставщикам. Задолженность поставщикам показывается с отрицательным значением.
• Таблица, показывающая состояние на начало и на конец периода по показателям денежной массы, Задолженности покупателей и Задолженности поставщикам. В итоговой части таблицы показывается абсолютный результат деятельности компании на начало периода и на конец периода.

При запуске отчета можно выбрать период и шаг детализации графиков продаж и денежной массы. Например, на картинке показан период с начала года с шагом месяц. Вы можете выбрать период квартал с шагом неделя, или период месяц с шагом день и так далее. Если в Вашей сети турагентств несколько юридических лиц, то Вы можете установить отбор по компании в данном отчете.

Отчет является частью подсистемы управленческого учета турагентств и позволяет вывести итоги работы (оборот денежных средств) как конкретных турагентств так и сетей турагентств, за указанный период с группировкой по месяцам. Операции представлены тремя статьями: расчеты с клиентами, расчеты с поставщиками, прочие операции

В меню программы «Отчеты» – «Финансы» – «Общие показатели» добавлен новый отчет (Монитор руководителя) «Денежные средства». Отчет показывает следующие характеристики денежных средств:

• Остатки на расчетных сетах и в кассе
• Детализация остатков на начало периода и на конец периода по названиям касс и расчетных счетов
• График поступления денежных средств
• График расхода денежных средств

При запуске отчета можно выбрать период и шаг детализации графиков продаж и денежной массы. Например, на картинке показан период с начала года с шагом месяц. Вы можете выбрать период квартал с шагом неделя, или период месяц с шагом день и так далее. Если в Вашей сети турагентств несколько юридических лиц, то Вы можете установить отбор по компании в данном отчете.

Данный отчет позволяет увидеть картину по входящим остаткам, приходу, расходу и конечному остатку в кассах и расчетных счетах предприятия. Отчет можно настроить на конкретный период и юридическое лицо сети турагентств.

С данным отчетом руководитель всегда может оперативно контролировать объем поступлений денег в кассы офисов для планирования инкассации.

Вариант отчета «Итого по подразделениям» показывает итоги деятельности по офисам турагентств с указанием статей расходов - приходов.

Из меню печать документа «поступления в кассу» теперь можно распечатать Приходный кассовый ордер (ПКО) по унифицированной форме. В ПКО полностью заполняются все поля из данных платежа: номер, дата, основание платежа, контрагент, сумма, ФИО кассира (менеджера турагентства), наименование Юридического лица.

Из меню печать документа «расход из кассы» можно распечатать расходный кассовый ордер. Теперь турагент может полностью печатать весь пакет документов из системы и не пользоваться вашей существующей программой для подготовки ПКО (например отказаться от бизнес пак).

Документ «перемещение денежных средств» создан для учета операций инкассирования между кассами, а также для перемещения денежных средств в банк или операций снятия наличных средств со счетов.

Основное использование документа для учета инкассации выручки в центральный офис или банк. Перед приходом инкассатора (курьера) менеджер турагентства (кассир) формирует документ, по нажатию кнопки «заполнить» автоматически добавляются все операции по кассе с момента предыдущей инкассации, менеджер корректирует сумму к перемещению и сохраняет документ. Затем печатает бумажный бланк, который передает вместе с курьером в центральный офис. В бланке будут отражены все операции по кассе на основании, которых возникла выручка и остаток в кассе после перемещения денег.

Документ «Закрытие кассы» предназначен для пересчета и сверки денежных средств в кассе «по учету» с фактическим остатком. Этот документ рекомендуется создавать кассирам (менеджерам) турагентств на конец дня, в документ попадают все платежи с последнего закрытия кассы и рассчитывается остаток в кассе. Сравнивая этот остаток с фактом можно проверить правильность получения/расхода денег за прошедший период. Документ помогает передавать кассу от менеджера к менеджеру и вести промежуточный аудит денежных средств в кассе.

Печатная форма документ закрытия кассы позволяет приложить к пересчитанным деньгам бумажный бланк с указанием детализации, за какие операции приняты или потрачены деньги и каков остаток денег.

Бланк КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» введен в действие постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132. Применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам.

В учете организаций применяется для оформления возвратов от клиентов в течении дня операции, и используется в основном для корректировки ошибочных платежей.