Оформление заказов туров в программе для турагентства ERP.travel

Создание заказов туров и оформление туристов

Форма заказа тура оптимизирована для удобства работы турагентов и для просмотра на планшетах. Форма разделена на общую верхнюю часть, центральную часть с закладками туристов, услуг и дополнительной информации, и нижнюю часть со стоимостной информацией по заказу.

При создании нового заказа заказчик автоматически становится первым туристом. Впоследствии можно выбрать любого другого туриста и, нажав соответствующую кнопку, сделать его заказчиком. Внесенное в шапке направление заказа и даты тура автоматически подставляются во все добавляемые услуги по заказу, ускоряя оформление заказа. Начните создание заказа с указания параметров заказа в шапке и продолжите, добавляя туристов и услуги.

Создание заказа за 4 минуты

Основным экраном для турагента в программе безусловно является заказ тура, поскольку именно в нем происходит большая часть работы менеджера. Поэтому этот экран постоянно менялся в разных версиях нашей программы и версия, представленная в текущем релизе, максимально упрощена для ускорения создания заказа.

В программе для турагентства ERP.travel согласно нашим замерам скорость создания заказа составляет всего 5 минут, включая заведение туристов и справочников услуг, печать договора и прием оплаты от клиента. Мы считаем это безусловным достижением, но при постоянной работе в программе и это время менеджер турагентства может сократить.

Видео: Создание заказа тура 4,5 минуты от и до

В данном видео ролике показан быстрый способ создания заказа в системе автоматизации турагентства ERP.travel и выполнение типичных операций при обслуживании клиентов. Общее время создания заказа 4 с половиной минуты.



В данном видеоролике вы сможете увидеть:

1. форму рабочего стола и кнопку быстрого создания заказа.
2. Добавление туристов и заказчиков в заказ
3. Поиск и создание новых туристов
4. Заполнение данных заграничного паспорта туриста прямо в форме заказа
5. Добавление услуги размещения,
a. поиск отеля по первым буквам или через дерево географии
b. Выбор типа питания и типа номера в услуге размещения
c. Заполнение стоимости на всех туристов за период
d. Заполнение скидки туристу
e. Использование договора с поставщиком для автоматического расчета комиссии

6. Добавление пакета услуг
7. Заполнение стоимости за персону за период для услуги топливный сбор
8. Оформление поступления по кассе и печать Приходного кассового ордера
9. Оформление оплаты платежной картой
10. Печать заявки на тур и других печатных форм

Форма ввода услуги в заказ тура и изменения в работе с заявками поставщику

Форма добавления услуги позволяет начать ввод со стоимости клиенту по каталогу туроператора (цена брутто) и автоматически рассчитать свою комиссию и себестоимость в валюте услуги. Также можно начать ввод с себестоимости, добавить маржу и затем рассчитать стоимость клиенту.

Стоимость (цену брутто) также можно вводить «за день» или «за ночь», и в таком случае она будет умножена на количество дней или ночей между датой начала и окончания услуги. Также стоимость можно вводить за всех туристов заказа или за персону. Если выбран вариант «за персону», то стоимость вводится на закладке Туристы рядом с каждым туристом.

Также на закладке Туристы можно выбрать туристов, которые участвуют в данной услуге, или сменить возрастную категорию туриста. Например, если в данном отеле ребенок уже считается взрослым, менеджер турагентства может сменить его категорию на ADL, и тогда в договоре выйдет размещение как «2ADL» вместо «1ADL+1CHD».

На закладке Стоимость можно выбрать курс, по которому пересчитается стоимость в валюте поставщика в валюту заказа тура.По умолчанию курс равен курсу продажи подразделения или курсу в договоре с поставщиком.

Стоимость услуги автоматически пересчитывается только при первоначальном вводе. Нажмите кнопку обновить , чтобы пересчитать стоимость услуги после введенных вами изменений.

На форме можно легко рассчитать размер скидки клиенту, как в процентах, так и в валюте заказа. При этом если вы введете, например 5%, то программа автоматически рассчитает и покажет в строке расчета абсолютное значение скидки клиенту.

Валюта и курс продажи по умолчанию

Для упрощения работы в системе можно настроить курс валюты и валюту заказа тура по умолчанию. Давайте представим, что туристическая компания продает туры в Европу. В таком случае чаще всего потребуется установка валюты заказа тура в евро, а для пересчета евро в рубли в счетах агентствам потребуется установить курс ЦБ+2%. В результате настроек все заказы будут создаваться в евро, с возможностью изменения на другие валюты.

Подтверждение и автоматическое подтверждение ряда услуг

Управление статусом подтверждения услуг и заказа теперь также осуществляется только на форме заказа тура. Статус заказа тура -определяется как «подтвержден», когда все услуги по заказу подтверждены. Услуга считается подтвержденной, если у нее заполнена дата подтверждения на форме редактирования услуги.

Есть 3 способа подтверждения услуг:

  • В форме Услуги есть отметка Подтверждение . Если поставить галочку «подтверждено», то появится поле дата подтверждения с текущей датой в качестве значения. Это и будет означать, что услуга подтверждена.
  • В форме Заказа есть кнопка вести подтверждение , при нажатии которой открывается Форма для ввода даты подтверждения. Если ввести дату и нажать сохранить, то всем услугам заполнится поле дата подтверждения и заказ будет в статусе «подтвержден».
  • В программе можно настроить, какие из услуг автоматически подтверждаются. Для этого в справочнике «виды номенклатуры» для вида номенклатуры должен быть установлен признак «автоподтверждение». Например, услуги визы и страховки по умолчанию создаются уже подтвержденными.

Округленная стоимость заказа тура (Порядок округления в настройках)

В заказе тура предусмотрено поле – округленная стоимость. Оно необходимо для формирования округленной стоимости тура без копеек или рублей, поскольку после пересчета по курсу всегда по туру остаются копейки. В рамках настроек вашего агентства можно выбрать порядок округления – до 5, 10, 50, 100 или даже 1000 рублей. При нажатии на кнопку «калькулятор» рядом с полем «Окр.стоимость» итого по заказу будет автоматически округляться до настроенного порядка, например до 50 рублей. Именно эта сумма пойдет в договор с клиентом.

Отображение итого в валюте в форме заказа тура

На форме заказа тура отображается не только сумма итого в валюте заказа (рубли), но и итого в исходных валютах заказа. Причем отображается итого по всем валютам, участвующим в стоимости услуг.

Проверка срока действия загранпаспорта

При записи заказа тура, где у туристов просрочены на дату поездки загранпаспорта выдается соответствующие уведомления, что у туриста ФИО на дату начала поездки нет действующего загранпаспорта. При проверке учитываются и иностранные паспорта, и любые другие документы у которых в справочники типов документов стоит признак «выезд за границу».

Проверяется, что срок действия паспорта более чем дата окончания поездки + 6 месяцев. Количество месяцев настраивается и можно сделать меньше

Напоминание «В период тура у туриста день рождения»

Если в создаваемом заказе даты тура накладываются на день рождения туриста, выходит соответствующее сообщение при записи заказа «В период тура с 01.01.01 по 01.01.02 у туриста Иванов Иван Иванович день рождения 02.01.01». Напоминание позволяет предложить клиенту дополнительные услуги для празднования дня рождения. Сам факт, что  менеджер обращает внимание на такие детали, может повысить уровень профессионализма турагента и турагентства в целом в глазах клиента.

Все документы по клиенту, заказу и поставщику в одном месте - в программе

Турагентству постоянно приходится обрабатывать потоки документов от клиентов на визу и на оформление туров. Очень часто все это сохраняется по пакам на дисках или на рабочих столах и часто теряется. Когда клиент повторно приходит к Вам в офис, вы уже не можете найти его документы и заново сканируете и обрезаете фотографии и паспорта. В системе автоматизации турагентства ERP.travel предусмотрено вложение любых файлов к клиентам, к поставщикам, к заказам туров и договорам с поставщиками. Все и всегда будет у вас под рукой, и в то же время в безопасном и надежном хранилище.

Статус документов по туристу

В услуге «Виза», на вкладке «Туристы» у каждого туриста отображается статус документов. С помощью установки значений в этом поле менеджеры могут контролировать получение визы на каждого туриста, а не только на заказ в целом.

Доступные для выбора статусы готовности документов: Не получены, получены, Переданы поставщику, Готовы у поставщика, Готовы в офисе, выданы.