Новый дизайн в версии 5.0 ERP.travel - современная графика и абсолютно новые возможности для туроператоров
Обновление выпущено 04.11.13
Почему версия программы названа 5.0 а не 4....
Версия 5.0 ознаменовала переход системы автоматизации турагентства ERP.travel не просто на новый дизайн, но и улучшения практически всех моментов, которые запрашивали наши клиенты. Вот перечень основных моментов изменившихся в работе:
- Яркие цвета и крупные шрифты в новом дизайне всех форм.
- Открытие форм в программе происходит без открытия новых окон браузера.
- Улучшенная навигация с более быстрым переходом к новым функциям.
- Переработанные формы списков документов позволяют начать работать в программе без обучения.
- Новая форма заказа более компакта и интуитивно понятна.
- Новая форма ввода услуг позволят вводить себестоимость, комиссию, стоимость и скидку клиенту.
Отдельным направлением развития системы стало создание функционала для туристических компаний, занимающихся событийным и индивидуальным туризмом:
- Мультивалютный учет позволит вести балансы с поставщиками и фиксировать стоимость заказов туров с клиентами в валюте, а новые печатные формы счета позволят печатать сумму к оплате с учетом текущего внутреннего курса компании.
- В системе создан механизм договоров с агентствами, позволяющий определять их комиссию по договору, с учетом страны, вида услуги (размещение, транспорт, прочее) и курса валюты.
- Новая печатная формы ваучера позволяет вывести туристам полный пакет документов.
- Форма ввода стоимости услуги позволяет завести себестоимость, маржу и автоматически рассчитывать стоимость клиенту и комиссию агентства.
Все наши клиенты, которым мы показали демонстрационную версию нового релиза программы, сразу восприняли удобство работы в ней и уже переведены на нее.
Новый интерфейс программы для турфирмы ERP.travel
В новой версии размеры шрифтов и пунктов меню гораздо более яркие и читаемые. Основное меню программы расположено слева, а все открытые окна отображаются сверху.
Также на интерфейс добавлены кнопки «на главную» - «вперед» «назад», которые позволяют перемещаться между открытыми окнами в стиле просмотра страниц обычных сайтов.
В нижней части левого меню доступны кнопки для открытия Меню быстрых переходов, Избранных документов, Истории открытых документов и справочников, а также кнопка глобального поиска по программе .
Создание заказов туров и оформление туристов
Форма заказа тура оптимизирована для удобства работы турагентов и для просмотра на планшетах. Форма разделена на общую верхнюю часть, центральную часть с закладками туристов, услуг и дополнительной информации, и нижнюю часть со стоимостной информацией по заказу.
При создании нового заказа заказчик автоматически становится первым туристом. Впоследствии можно выбрать любого другого туриста и, нажав соответствующую кнопку, сделать его заказчиком. Внесенное в шапке направление заказа и даты тура автоматически подставляются во все добавляемые услуги по заказу, ускоряя оформление заказа. Начните создание заказа с указания параметров заказа в шапке и продолжите, добавляя туристов и услуги.
Форма ввода услуги в заказ тура и изменения в работе с заявками поставщику
Форма добавления услуги позволяет начать ввод со стоимости клиенту по каталогу туроператора (цена брутто) и автоматически рассчитать свою комиссию и себестоимость в валюте услуги. Также можно начать ввод с себестоимости, добавить маржу и затем рассчитать стоимость клиенту.
Стоимость (цену брутто) также можно вводить «за день» или «за ночь», и в таком случае она будет умножена на количество дней или ночей между датой начала и окончания услуги. Также стоимость можно вводить за всех туристов заказа или за персону. Если выбран вариант «за персону», то стоимость вводится на закладке Туристы рядом с каждым туристом.
Также на закладке Туристы можно выбрать туристов, которые участвуют в данной услуге, или сменить возрастную категорию туриста. Например, если в данном отеле ребенок уже считается взрослым, менеджер турагентства может сменить его категорию на ADL, и тогда в договоре выйдет размещение как «2ADL» вместо «1ADL+1CHD».
На закладке Стоимость можно выбрать курс, по которому пересчитается стоимость в валюте поставщика в валюту заказа тура.По умолчанию курс равен курсу продажи подразделения или курсу в договоре с поставщиком.
Стоимость услуги автоматически пересчитывается только при первоначальном вводе. Нажмите кнопку обновить , чтобы пересчитать стоимость услуги после введенных вами изменений.
На форме можно легко рассчитать размер скидки клиенту, как в процентах, так и в валюте заказа. При этом если вы введете, например 5%, то программа автоматически рассчитает и покажет в строке расчета абсолютное значение скидки клиенту.
Подтверждение и автоматическое подтверждение ряда услуг
Управление статусом подтверждения услуг и заказа теперь также осуществляется только на форме заказа тура. Статус заказа тура -определяется как «подтвержден», когда все услуги по заказу подтверждены. Услуга считается подтвержденной, если у нее заполнена дата подтверждения на форме редактирования услуги.
Есть 3 способа подтверждения услуг:
- В форме Услуги есть отметка Подтверждение . Если поставить галочку «подтверждено», то появится поле дата подтверждения с текущей датой в качестве значения. Это и будет означать, что услуга подтверждена.
- В форме Заказа есть кнопка вести подтверждение , при нажатии которой открывается Форма для ввода даты подтверждения. Если ввести дату и нажать сохранить, то всем услугам заполнится поле дата подтверждения и заказ будет в статусе «подтвержден».
- В программе можно настроить, какие из услуг автоматически подтверждаются. Для этого в справочнике «виды номенклатуры» для вида номенклатуры должен быть установлен признак «автоподтверждение». Например, услуги визы и страховки по умолчанию создаются уже подтвержденными.
Мультивалютный учет (создание заказов, прием оплат и ведение балансов в разных валютах)
В деятельности компании, занимающейся событийным, деловым или индивидуальным туризмом, часто взаиморасчеты с поставщиками, ведутся в валюте, а взаиморасчеты с покупателями - в рублях. При этом стоимость покупателю, в отличие от турагентства, не фиксируется в рублях на дату договора, а рассчитывается от стоимости тура в валюте на дату счета или платежа. Все эти возможности реализованы в системе ERP.travel в полной мере.
Для туроператорского офиса в системе появляется возможность создавать заказы в валюте, принимать по ним платежи в рублях с расчетом валютной стоимости, которую каждый платеж закрывает. Взаиморасчеты с поставщиками также ведутся в разрезе валют, и система позволяет отслеживать как по заказам, так и в целом по поставщику суммы задолженности.
При этом, как и прежде, в системе можно оформлять в один заказ тура множество услуг от разных поставщиков (Отель от одного, визу от другого, страховку от третьего, перелет от четвертого). Каждая услуга может заноситься в исходной валюте платежа поставщику, но при расчете стоимости тура покупателя все они будут пересчитаны по выбранным курсам к одной выбранной валюте.
Для того чтобы рассчитывать маржу и эффективность деятельности компании, все стоимости приводятся к рублям (учетной валюте) по курсу ЦБ РФ. Это позволяет смотреть доходность по заказу и по компании в целом.
Операции по кассе и банку в валюте
Валюта и курс продажи по умолчанию
Для упрощения работы в системе можно настроить курс валюты и валюту заказа тура по умолчанию. Давайте представим, что туристическая компания продает туры в Европу. В таком случае чаще всего потребуется установка валюты заказа тура в евро, а для пересчета евро в рубли в счетах агентствам потребуется установить курс ЦБ+2%. В результате настроек все заказы будут создаваться в евро, с возможностью изменения на другие валюты.
Договора с покупателями (агентствами)
В случае если агентство является юридическим лицом в туроператорской версии возможно применение договоров с покупателями. Таким образом, сотрудники отдела по работе с агентствами могут вводить в систему заключенные с агентствами договора и указывать в них комиссию агентства. Эта комиссия будет автоматически подставляться в заказе тура в форме редактирования услуги.
Списки туристов в английской транскрипции
Печатная форма подтверждения заказа
В печатную форму Подтверждения заказа выводятся все услуги тура в привычном для туристического рынка виде. В форме отдельно выделены списки туристов, перечень услуг размещения, перечень услуг проживания и перечень авиабилетов. В конце бланка выводится контактная информация менеджера туроператора по заявке и полный расчет тура с детализацией по комиссии.
Печатная форма счета на оплату вместе с листом расчета и отчетом агента
В случаях если турфирма не фиксирует стоимость по заказу тура в рублях, система ERP.travel предлагает печатать новый бланк счета на оплату тура агентству. В новом бланке стоимость рассчитывается в рублях, исходя из долга по заказу в валюте, на текущую дату по курсу продажи турфирмы.
При этом если по заказу была предоплата, в форме счета показывается каждый из платежей с суммой в валюте и рублях и курсом оплаты агента.
Также вместе со счетом на оплату сразу можно распечатать отчет агента:
Печатная форма ваучера на услуги размещения и прочие услуги
Для туристических компаний занимающихся событийным и индивидуальным туризмом есть необходимость печатать самостоятельно ваучеры по услугам размещения как для выдачи их туристам, так и для передачи в посольства для оформления виз.
В системе автоматизации ERP.travel есть возможность печатать ваучеры не только на услуги размещения, но и на прочие услуги как трансфер, экскурсия.