Описание изменений вошедших в обновление системы ERP.travel версии 4.2.2

Управленческий учет - это мощный инструмент, позволяющий руководителям турагентства получать актуальную и полную картину о рентабельности всего предприятия, рентабельности конкретного офиса сети турагентств и даже эффективности работы того или иного менеджера. Например, у вас сеть более 2-х турагентств и вы из кассы одного агентства платите расходы за рекламу другого агентства. Система автоматизации турфирмы  ERP.travel позволяет отнести расходы за рекламу на один офис по рентабельности, но при этом расход денег сделать из кассы другого офиса турагентства с точки зрения финансового учета. Или, например, вы получаете оплату за заказ одного турагентства в другом агентстве, в этом случае полученная оплата должна поступить в кассу одного туристического агентства, а доход от заказа тура в управленческом учете - в другом.

Причем в системе ERP.travel управленческий учет производится прозрачно для менеджеров и не накладывает дополнительных обязанностей по заполнению полей. Более того сотрудники туристических агентств даже не будут замечать, что ведут и финансовый учет и управленческий параллельно.

Видимые изменения коснулись формы документа косвенного расхода. Создайте операцию расхода и выберите тип операции прочее. Вам станет доступна табличная часть с указанием детализации расхода по статьям прочих операций, дате отнесения расхода и по подразделениям . Для создания расхода за несколько подразделений добавьте строку и внесите полную сумму, например 100000 рублей на интернет. Далее выберите эту строку и нажмите кнопку разбить, в открывшейся форме введите офисы, за которые производится расход и нажмите «ок». В итоге платеж будет поделен поровну на все добавленные вами офисы и учтен на дату указанную в табличной части. Сама же операция расхода пройдет из текущей кассы и на текущую дату.

Видимые изменения коснулись формы документа косвенного расхода. Создайте операцию расхода и выберите тип операции прочее. Вам станет доступна табличная часть с указанием детализации расхода по статьям прочих операций, дате отнесения расхода и по подразделениям . Для создания расхода за несколько подразделений добавьте строку и внесите полную сумму, например 100000 рублей на интернет. Далее выберите эту строку и нажмите кнопку разбить, в открывшейся форме введите офисы, за которые производится расход и нажмите «ок». В итоге платеж будет поделен поровну на все добавленные вами офисы и учтен на дату указанную в табличной части. Сама же операция расхода пройдет из текущей кассы и на текущую дату.

Вариант отчета «Итого по подразделениям» показывает итоги деятельности по офисам турагентств с указанием статей расходов - приходов.

Документ «Закрытие кассы» предназначен для пересчета и сверки денежных средств в кассе «по учету» с фактическим остатком. Этот документ рекомендуется создавать кассирам (менеджерам) турагентств на конец дня, в документ попадают все платежи с последнего закрытия кассы и рассчитывается остаток в кассе. Сравнивая этот остаток с фактом можно проверить правильность получения/расхода денег за прошедший период. Документ помогает передавать кассу от менеджера к менеджеру и вести промежуточный аудит денежных средств в кассе.

Печатная форма документ закрытия кассы позволяет приложить к пересчитанным деньгам бумажный бланк с указанием детализации, за какие операции приняты или потрачены деньги и каков остаток денег.

Документ «перемещение денежных средств» создан для учета операций инкассирования между кассами, а также для перемещения денежных средств в банк или операций снятия наличных средств со счетов.

Основное использование документа для учета инкассации выручки в центральный офис или банк. Перед приходом инкассатора (курьера) менеджер турагентства (кассир) формирует документ, по нажатию кнопки «заполнить» автоматически добавляются все операции по кассе с момента предыдущей инкассации, менеджер корректирует сумму к перемещению и сохраняет документ. Затем печатает бумажный бланк, который передает вместе с курьером в центральный офис. В бланке будут отражены все операции по кассе на основании, которых возникла выручка и остаток в кассе после перемещения денег.

Документ «перемещение денежных средств» может перемещать деньги не только между кассами подразделений, но и между счетами, а также из кассы в банк. Тем самым можно отразить, абсолютно все операции по кассе и банку. Полная автоматизация учета денежных средств турагентства или сети турагентств в системе ERP.travel, теперь включает все приходы и расходы по кассе и банку, а также закрытие касс и перемещение денежных средств между кассами и банками.

В отчете по заказам туров добавлении Вариант отчета «Рейтинг по скидкам», в котором руководители турагентств могут посмотреть «лучших» менеджеров по объемам предоставленных скидок клиентам.

В отчете менеджеры турагентств сгруппированы по подразделениям и выходят в порядке убывания размера предоставленных скидок в рублях.

В отчеты по клиентам добавлен вариант отчета, позволяющий получить представление о возрасте потребителей услуг турагентства, и возрасте туристов приобретающих больше всего туров в денежном выражении. На каждого туриста заказа рассчитывается его часть стоимости в туре, и она выводится в отчет. Таким образом, отчет дает полную картину с учетом не столько возраста заказчика тура, а с точки зрения возраста участников туров

В отчеты по клиентам добавлен вариант отчета, позволяющий получить представление о поле туристов приобретающих больше всего туров в денежном выражении. На каждого туриста заказа рассчитывается его часть стоимости в туре, и она выводится в отчет. Таким образом, отчет дает полную картину с учетом не столько пола заказчика тура, а с точки зрения пола участников туров.

На форме заказа тура отображается не только сумма итого в валюте заказа (рубли), но и итого в исходных валютах заказа. Причем отображается итого по всем валютам, участвующим в стоимости услуг.

На форме заявки поставщику, по аналогии с формой заказа тура, отображается итого комиссии и итого в валюте. Причем если в заявке в услугах используются разные валюты, - то будут выведены все.

Если турист снят с услуги, то его строка выделяется серым цветом и блокируется для редактирования. Менеджер турагентства, тем самым, более наглядно понимает, какие из туристов на услуге и не пропустит деталей в договоре с туристом.

Для включения туриста обратно на услугу достаточно нажать на галочку лева от туриста.

Если в создаваемом заказе даты тура накладываются на день рождения туриста, выходит соответствующее сообщение при записи заказа «В период тура с 01.01.01 по 01.01.02 у туриста Иванов Иван Иванович день рождения 02.01.01». Напоминание позволяет предложить клиенту дополнительные услуги для празднования дня рождения. Сам факт, что  менеджер обращает внимание на такие детали, может повысить уровень профессионализма турагента и турагентства в целом в глазах клиента.

Список заказов, при открытии, по умолчанию, отфильтровывает заказы только с не прошедшей датой вылета. Эта малая автоматизация позволяет, тем самым, максимально быстро менеджеру турагентства перейти к активным заказам

В целом же фильтр по датам вылетов заказов тура позволяет быстро отобрать заказы, не только выбрав даты «с» и «по», но и вводом вариантов вида: «завтра», «с начала года», «этот год», «этот квартал» и еще более 30-ти.